这可能是最全的滴答清单(TickTick)使用指南了

自己一直也还算是个效率工具控吧,喜欢研究各种时间管理类软件,在管理日程方面,滴答清单是我最喜爱的app了,没有之一。
从15年开始使用,看它一步步迭代升级更新,越来越是我喜欢的样子,偶尔还有小惊喜,总是想写下自己使用的心得分享,每次准备动笔时,它又更新了,我又想从试用到熟悉了再分享,所以呢,也就拖到了这个时候啦,但却是我最想分享的内容。
关于日程规划,我觉得超重要。无论你是使用纸笔(也可以称之为手帐),还是电子化的软件,都是想通过这样一个工具,可以更好地帮助我们记录工作,任务和规划时间,从而获得更多的自由时间。
那么,如何使用好它呢?首先,我们可能需要先了解一些时间管理技巧,这样可以帮助我们更好地利用好它。
这里简单地提到 2个最主要的时间管理方法:
GTD 方法
书籍参考《Getting Things Done》,中文名为《尽管去做-无压工作的艺术》
GTD系统,是 David Allen 在《Getting Things Done》一书中,提出的一套时间管理系统,也是大部分接触时间管理的小伙伴在使用的一套体系。
GTD 可以更好地帮助你跟踪和管理你的思绪、规划好时间去做你需要做的和想做的事,集中精神完成最重要的任务。
滴答清单的基调也是基于这个体系使用的。在App里,你会看见收集箱,用于收集任何你需要跟踪、记住、或者要做的事情,之后再进行下一步的处理。所以这个时候需要你建立起 2个 基本习惯①全面收集 ② 及时整理
番茄工作法
它是提高专注力的小妙招,书籍参考《番茄工作法》
最惊喜的是现在滴答清单已经加入了[番茄钟]这个功能了。在这之前,我是专门用其他的番茄app配合任务使用,现在滴答把番茄钟 和任务清单合并到一块,这样就更加完美了。那关于如何具体应用,我会在后面使用过程中分享到。
每个人其实都应该要有自己的一个时间管理体系,也就是要有自己的一套方法论去规划自己的时间安排,这个很重要,而你的使用过程,其实就是你个人时间管理体系的展现。
今天,我就通过滴答清单这个App来分享我自己的一个时间规划体系,给大家做使用参考。其实,更多的是分享一个思维吧,这样换一个效率App也好,用手帐规划也好,同样也是适用的,最重要的是建立起自己的时间管理系统。

我会从以下四个使用维度去分享:
任务清单
这是App最初级也是最基本的功能。通常,我们一开始下载下来打开它,直接的第一步就是都会根据我们自己的生活场景或者需求建立清单,比如购物,书单或者待办事件清单。
清单是对任务进行整理的最佳工具,对清单的分类其实就是在对任务进行整理。
以下提到这几个分类方法是可以结合着使用的。
那,如何建立任务清单呢?
① 根据项目划分。
比如分为工作/学习/生活/娱乐 …这样的分类方式可以让你在当下场景直接进入待办清单的执行阶段,不需要思考太多。我的清单会有 职场/社群..
② 根据场景分类
比如家,公司,电脑旁,书房,手机旁…
我的分类有公司,家,通勤,外出…
③ 四象限分类(时间矩阵)
“人生中的一切美好,都是由重要不紧急的事情组成的。”
四象限法则是时间管理理论的一个重要观念,是希望我们能够把最主要的精力和时间集中地放在处理那些重要但不紧急的工作上。而由于它们不紧急,所以常常被我们拖延和忽略。
时间矩阵
我的例子 ▽
( 忽略我设置的调皮表情 :P )
我使用的是[ 智能清单]这个功能,也就它是可以根据我自己设置的条件筛选出任务,可能会有点复杂。想要了解更多的话可以在APP设置-帮助中心-进阶指南-四象限管理任务这篇文章里了解更多这个方法噢,也是一个很棒的分类方法。
④ 任务时长分类
这个是可以用时间作为维度来对任务进行分类。耗时可以是1小时,半小时,2分钟等。
我的清单分类会有项目清单,碎片清单(专门利用碎片化时间来完成的杂事)
⑤ 其他类(自由定义)
我的清单分类会有购物清单,电影清单,书单,写作清单等。此外,比较特别的我会有一个问题清单,学习清单用来收集我没有解决的,想要学习的任何事情。一点一点积累成长。
Routine清单:每天/每周/每月的例行任务。而滴答也有一个很棒的有地方是可以根据自己需求设置重复提醒。
我的例子▽
日历
Mac 滴答清单
通常我们进行时间规划的时候可能会要用到任务清单,日历,番茄钟这三个工具,在过去可能会需要三个App帮助我们完成任务。现在滴答把这三个功能都聚齐了。
从任务清单延伸到日历,是非常关键的一步。一部分小伙伴使用日程类App,仅仅是到列待办任务清单的这一步。对于日历,仅仅是标记已经约定好时间的event。而对于我们列的待办事件清单来说,如果不对它进行进一步整理,如果执行力不强,重要的事情可能会被无限拖延。
刚好前几天读到畅销书作家凯文·克鲁斯的新书《高效15法则》。书里提到,任务清单的一个问题,是任务不太好区分。你很难看出某个任务,是需要一小时,还是几分钟就能完成。所以当你随便看一眼清单的时候,你很可能就去做最简单或者说是紧急的事情,而不是最重要的事情。
那应该怎么办呢?作者凯文·克鲁斯采访了很多顶级成功人士,发现他们都没有任务清单,反而是会有一个井井有条的日历。如果你真想完成一件事情,不要列任务清单,而是给这件事安排一个时间。所以从列任务清单到执行,中间还有非常关键的一步:将任务安排进的日历?里面。
我的例子▽
书里给到其中一个建议是:如果你需要安排一大块的时间,也就是所谓的“固定时间”比如,你打算每天阅读一小时,那你就不要把阅读列在清单上,而是写在日程表里,把它变成一个循环的事项。这个tips 就如上面的Routine清单,是循环提醒的。
?
任务可以直接在月历移动,非常方便▽

番茄工作法
这个番茄钟的功能有了之后就非常方便了,可以直接从你的待办清单里选择想要专注完成的任务。这个方法除了让你提高专注力同时也是提高时间感的一种方法。
因为对一件事在时间上的感知,不仅仅是它什么时候开始,什么时候结束,还有你花了多少时间去做。
你可以在“高级选项”中找到番茄工作法并开启,然后从任务详情、提醒弹窗开始专注做一件事。

最重要的三件事(优先级)
关于这个方法,想了解更多,可以参考书籍《吃掉那只青蛙》。App里会有四个级别的优先级。每天必须完成的最重要的事情,我会用最高级标注,也就是当天最重要的三件事。当你集中精力完成这些任务的时候,你的心态会轻松很多,可以更加享受余下的时间去做别的事情,也是缓解焦虑很有效的方法。

滴答的一些很喜欢的细节
时间段
如果一项任务是持续性的,可以设置时间段。同时在日历视图可以非常方便通过手动的方式缩短或者拉长任务时间花销。

多种方式收集
关于收集:
① 沟通中产生的to do ,可以右键存在滴答,它会自动建立起任务,如果本身有时间也会自动识别。
直接将聊天记录右键保存在滴答里,自动生成任务。▽
② 看到好的公众号文章,可以直接放入滴答清单收集箱收集,也可以设定提醒时间再次阅读。因为很多时候我们一直收藏后很少会再次打开它了。
直接将文章右上角保存在滴答里,自动生成任务。▽
还有其他更多的收集方法,这里就不一一列举啦。
任务百分比(进度条)
这个功能也是意外发现的,Mac或者IOS 系统上,都可以通过移动的方式设置任务的进度条。这样一个项目完成了多少,就可以一目了然了,非常贴心的设置。
Mac系统下,可以通过鼠标移动显示百分比 ▽
Ios系统下,可以通过手指移动显示百分比 ▽
完成情况记录
滴答会根据你完成任务的情况,自动生成数据,可以一目了然每个月/周的完成任务情况,同时也会关注到你最佳专注时间,也会有完成的番茄数。这样就可以更加清楚知道自己的时间花销了。
数据中心(图片来自官博)
子任务
任务如果是比较大的话,就需要设置子任务。滴答对于子任务是可以设置时间和提醒,非常适合项目追踪。
Mac & Ios下拉菜单栏
苹果的这个功能我是非常喜爱的,够便捷。Mac的话直接鼠标往右滑即可查看当日任务。Ios系统则是下拉菜单可查看日历版本的今日任务。
左边:Mac
右边:IOS

Mac版本的顶部菜单栏也可以按需求显示任务列表 ▽
标签 (场景设置)
场景设置我是放在标签里的,分为咖啡馆,外出,在家,通勤路上。这样一旦你切换场景,就可以直接查看场景下的任务列表,很方便。
在家的待办清单举例 ▽
团队分享
之前团队之间的工作,一直是用滴答完成的。虽然现在已经转为 Teambition,但是滴答团队分配任务等功能也是非常棒的。
来自官博的举例 ▽
滴答团队超nice
之前因为在使用过程中碰到问题,就在滴答的论坛留言,后来工作人员很快地联系了我并加了微信,及时处理解决了我的困惑。平时偶尔也有互动,碰到问题超nice地帮助你,这点真的很打动人。所以使用过程中遇到问题,可以在[帮助中心] 论坛留言噢。
颜值即正义
有非常多的背景选择,虽然一部分是高级订阅用户才能使用的,但是免费版的足够使用啦。同时整个App设计简约,配色可以根据自己喜好调整,特别在日历部分,你可以根据不同清单给它配色,这样在日历视图里就可以一眼根据颜色区分任务了,非常棒。
不同主题,来自官博 ▽
以上就是我使用滴答清单的一些心得体会啦,希望能给小伙伴带来帮助喔!最后最后还是想表达的是建立起自己的时间管理系统是非常重要的 ,App只是一个工具,在使用过程中,就是你本身时间管理体系的展现。当你已经有非常成熟的属于你自己偏好的效率方法,工具无论是什么,是手帐还是APP,都能很好的帮助你工作和生活。最后一定是要让计划通过你的执行力落地,事情才能办成。
这样想来,摸索着使用效率工具也是你进一步了解自己的过程,希望大家都可以找到自己称心的工具呢,让时间使用最大化,获取更多更多的自由 :)

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